سه شنبه 1 مرداد 1398

شهرداری شاپورآباد

شرح وظایف مسئول دفتر شهردار

ارتباطات:

ـ تنظیم فهرست متقاضیان ملاقات با سرپرست مربوط و تعیین ساعات ملاقات برای آنها.

ـ تنظیم اوقات جلسات و کمیسیون­هایی که در دفتر سرپرست مربوطه تشکیل می شود و مطلع ساختن مقامات یا افراد شرکت کننده در جلسه.

ـ پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواستهای متقاضیان و مراجعه­کنندگان که انجام تقاضای آن بدون ملاقات با مقام ذیربط امکانپذیر است.

پیگیری­ها:

ـ پیگیری امور ارجاعی از سوی سرپرست و ارائه گزارشات لازم به ایشان.

ـ تهیه گزارشات لازم در زمینه فعالیت­های حوزه مربوط و ارائه به سرپرست.

ـ خلاصه نمودن گزارشات واصله و ارائه آن برای مطالعه سرپرست مربوط.

ـ آماده کردن سوابق و پرونده ­های مربوط به کمیسیون­ها و جلسات و سیمنارها برای اطلاع و مطالعه قبلی سرپرست.

ـ ابلاغ دستورات صادره سرپرست مربوط به اشخاص و موسسات ذیربط و واحدهای تابعه بر حسب خط مشی تعیین شده و در صورت لزوم پیگیری آنها.

امور عمومی و جاری:

ـ انجام اقدامات لازم در زمینه نگهداری و بایگانی کردن پرونده ­ها و سایر مکاتبات رسیده به حوزه محل خدمت و ثبت خلاصه مشخصات و در جرایان آنها در رایانه ­ها و دفاتر مربوط.

ـ تفکیک و توزیع نامه ­ها، گزارشات و سایر مکاتبات بین افراد واحد مربوط از طریق عین مکاتبات یا به صورت مجازی و مکاتبات بدون کاغذ.

ـ تهیه گزارشات مورد نیاز سرپرست حسب مورد.

ـ انجام سایر وظایف محوله طبق دستور مافوق و سایر وظایف مربوط به شغل