شرح وظایف مسئول دفتر شهردار
ارتباطات:
ـ تنظیم فهرست متقاضیان ملاقات با سرپرست مربوط و تعیین ساعات ملاقات برای آنها.
ـ تنظیم اوقات جلسات و کمیسیونهایی که در دفتر سرپرست مربوطه تشکیل می شود و مطلع ساختن مقامات یا افراد شرکت کننده در جلسه.
ـ پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواستهای متقاضیان و مراجعهکنندگان که انجام تقاضای آن بدون ملاقات با مقام ذیربط امکانپذیر است.
پیگیریها:
ـ پیگیری امور ارجاعی از سوی سرپرست و ارائه گزارشات لازم به ایشان.
ـ تهیه گزارشات لازم در زمینه فعالیتهای حوزه مربوط و ارائه به سرپرست.
ـ خلاصه نمودن گزارشات واصله و ارائه آن برای مطالعه سرپرست مربوط.
ـ آماده کردن سوابق و پرونده های مربوط به کمیسیونها و جلسات و سیمنارها برای اطلاع و مطالعه قبلی سرپرست.
ـ ابلاغ دستورات صادره سرپرست مربوط به اشخاص و موسسات ذیربط و واحدهای تابعه بر حسب خط مشی تعیین شده و در صورت لزوم پیگیری آنها.
امور عمومی و جاری:
ـ انجام اقدامات لازم در زمینه نگهداری و بایگانی کردن پرونده ها و سایر مکاتبات رسیده به حوزه محل خدمت و ثبت خلاصه مشخصات و در جرایان آنها در رایانه ها و دفاتر مربوط.
ـ تفکیک و توزیع نامه ها، گزارشات و سایر مکاتبات بین افراد واحد مربوط از طریق عین مکاتبات یا به صورت مجازی و مکاتبات بدون کاغذ.
ـ تهیه گزارشات مورد نیاز سرپرست حسب مورد.
ـ انجام سایر وظایف محوله طبق دستور مافوق و سایر وظایف مربوط به شغل